Chaque pièce visible seulement par qui doit la voir
Confidentialité
La lettre d’intention, pour le cédant seulement
Les notes internes restent au cabinet. Une pièce confidentielle n’est lue que par le cabinet et par les seuls intervenants qu’elle nomme ou mentionne : un expert-comptable que vous n’avez pas nommé ne la voit pas. Le journal dit qui a consulté quoi.
- Notes internes, invisibles du cédant
- Confidentiel : l’équipe et les intervenants nommés
- Journal d’accès exportable
Remplace : Mails transférés · Pièces sensibles sur WhatsApp
À la question « qui a vu ce document ? », vous avez la réponse
Dans un dossier partagé, chacun lit ce qui le concerne
Un sous-traitant, une banque, un architecte interviennent sur une partie du dossier. Ils n'ont pas à lire le reste : ni vos échanges internes, ni la pièce d'identité du client, ni ce qui concerne un autre intervenant. Pour un avocat, un courtier ou un conseiller en gestion de patrimoine, la question dépasse le confort : c'est le secret professionnel qui est en jeu.
Le réflexe habituel est le transfert d'e-mail, pièce par pièce, hors du dossier. C'est ce qui fait perdre la trace de qui détient quoi.
Qui lit une publication, choisi au moment d’écrire
La visibilité se choisit dans le composeur, au moment d’écrire, et s’applique à la publication entière.
-
Tout le dossier
(par défaut) : tous les participants du dossier, côté client comme côté intervenants.
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Note interne
Votre équipe seule. Aucun intervenant ne la lit, et elle n'apparaît jamais dans l'export d'un intervenant ni dans une relance.
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Confidentiel
Une publication de l'équipe montrée aux intervenants un par un, sans cocher « Tous les intervenants ». Elle n'est lue que par l'équipe et par les intervenants qu'elle nomme ou mentionne elle-même, et un bandeau le rappelle sous le composeur.
Une mention dans un commentaire n'ouvre jamais une publication confidentielle à quelqu'un qui ne la lisait pas déjà. Un intervenant arrivé plus tard ne la rattrape pas non plus, même avec l'accès complet : il n'y a rien à cocher de plus, c'est le choix des lecteurs qui décide. Cocher chaque intervenant un par un ne coche jamais « Tous les intervenants » à votre place.
Les autres ne devinent pas ce qu'ils ne voient pas
Une pièce qui ne concerne pas un intervenant n'apparaît pas pour lui avec un cadenas : il n'y a rien à déduire de l'interface. Un intervenant à accès limité ne lit que ce qui le nomme ou le mentionne, et les jalons du dossier.
Qui a vu ce document ?
Chaque dossier tient un journal d'accès : qui l'a ouvert, quel document a été consulté ou téléchargé, quand, depuis quel appareil. Le responsable du dossier et les superviseurs le consultent, et il s'exporte en CSV. C'est ce qui permet de répondre calmement le jour où quelqu'un affirme ne jamais avoir reçu une pièce.
En situation
- Bâtiment et rénovation. Le client vous transmet son plan de financement. Vous le publiez en confidentiel en nommant le client : les sous-traitants et l’architecte présents dans le dossier ne le lisent pas, sauf si vous les nommez.
- Courtage, immobilier, patrimoine. L’offre de prêt, la pièce d’identité ou l’avis d’imposition ne sont lus que par l’équipe et l’emprunteur nommé, pas par le notaire ni l’agent présents dans le même dossier, sauf si vous les nommez.
Ce que ça ne fait pas
- La confidentialité se règle publication par publication. Elle ne cloisonne pas l'équipe : les membres ajoutés au dossier lisent tout, notes internes comprises.
- Vous devez penser à basculer l'interrupteur. L'application ne devine pas qu'une pièce est sensible.
- Le journal d'accès est conservé pour une durée limitée, indiquée sur la page de sécurité, et il enregistre des consultations, pas ce qu'on en a retenu.
À lire aussi
La page Sécurité et confidentialité décrit l'hébergement, les accès et la traçabilité tels que l'application les applique. Côté fonctionnalités, voyez l'accès client sans compte et les demandes de pièces. Pour les professions concernées : avocats, courtiers en prêt immobilier et conseillers en gestion de patrimoine.
Confidentialité, dans d’autres métiers
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