Réagir à l’endroit précis d’un document, avec vos clients
Annotations
Chaque remarque à sa place, sur le document
Sur un PDF ou une photo, posez un point ou tracez une zone, écrivez votre remarque et mentionnez qui doit répondre. La discussion reste à cet endroit, et devient d’un clic une publication ou une demande quand elle se complique.
- Un point ou une zone, sur n’importe quelle page
- Les réponses sur place, et « traitée » quand c’est réglé
- Une publication ou une demande en un clic
Remplace : Les captures d’écran envoyées une à une · « Page 2, troisième paragraphe… » par e-mail
Inclus dans Premium : vos clients annotent aussi, même depuis leur téléphone
Une remarque sur un document, posée à l’endroit qu’elle vise
Un devis, un plan, une proposition de plusieurs pages : pour réagir, votre client fait des captures d’écran, les envoie une à une, ou écrit « page 2, troisième paragraphe » dans un e-mail. La remarque arrive loin de l’endroit dont elle parle, et la discussion s’éparpille.
Avec les annotations de Kolinea, chacun réagit directement sur le document, dans le dossier. On pose un point ou on trace une zone sur la page, on écrit sa remarque, et les réponses restent à cet endroit.
Comment ça marche
- Vous ouvrez un PDF ou une photo du dossier, depuis le fil, les documents ou la réponse à une demande.
- Vous choisissez « Point » et touchez la page, ou « Zone » et tracez un rectangle. Sur un PDF, n’importe quelle page s’annote.
- Vous écrivez votre remarque. Une @mention prévient la personne qui doit répondre.
- Les autres répondent sur place, dans la même annotation.
- Une fois le point réglé, « Marquer comme traitée » le range ; « Rouvrir » le ramène si la question revient.
Chaque annotation porte un numéro sur la page. La liste à côté du document montre les annotations ouvertes de la page, ou toutes, avec leur auteur et leurs réponses.
Quand un point se complique
Une remarque appelle parfois plus qu’une réponse : une nouvelle version, une pièce à fournir, une décision. D’un clic, l’annotation devient :
- une publication : le composeur s’ouvre avec le texte de l’annotation et les personnes de la discussion déjà mentionnées ; une fois publiée, elle montre l’extrait du document ;
- une demande : vous choisissez à qui elle s’adresse et, si besoin, une échéance ; elle arrive dans le fil avec l’extrait.
L’annotation passe alors à l’état « Dans le fil » et la discussion continue dans le fil du dossier. Ses réponses passées restent lisibles sur le document. Si la publication est supprimée, l’annotation se rouvre aux réponses.
Dans le fil, sous chaque document annoté
Sous la carte d’un document annoté, une ligne résume ses annotations : « 3 points ouverts · 2 traités », le dernier mot et son auteur. Un clic ouvre le document sur ses annotations. Personne n’a à fouiller le fichier pour savoir s’il reste des questions.
Qui annote, et qui lit
-
Toute personne qui lit le document et peut commenter sa publication
Pose une annotation et y répond, vos clients compris, depuis le lien de leur dossier.
-
Une annotation ne va jamais plus loin que son document.
Si la publication est interne ou confidentielle, ses annotations le sont aussi.
-
« Équipe seulement »
Garde une annotation au sein de l’équipe, comme un commentaire interne. Convertie, elle donne une publication ou une demande interne.
-
L’auteur et l’équipe
Marquent une annotation traitée, la rouvrent ou la suppriment. Supprimée, elle emporte ses réponses.
Les personnes mentionnées sont prévenues comme pour un commentaire. Vos clients retrouvent les nouvelles annotations dans l’e-mail qui regroupe l’activité du dossier.
Sur téléphone
Le document s’ouvre en plein écran. En mode Point, on touche la page ; en mode Zone, on glisse un doigt, et deux doigts déplacent et agrandissent la page. La remarque s’écrit dans un panneau qui monte du bas de l’écran.
Premium pour annoter, Gratuit pour relire
Poser une annotation, y répondre ou la transformer en publication ou en demande exige le plan Premium. Chaque nouvel espace reçoit 2 mois de Premium offerts, sans carte bancaire.
Sur le plan Gratuit, rien n’est supprimé : les annotations déjà posées restent lisibles, se marquent traitées, se rouvrent et se suppriment. L’équipe voit les outils marqués du plan ; vos clients ne les voient pas.
Les annotations sont aussi une option des dossiers : on la désactive pour tout l’espace, dans ses paramètres, ou pour un seul dossier, dans sa fiche « Modifier ». Désactivées, les annotations existantes restent lisibles.
Par l’API et votre assistant
L’API de Kolinea liste, lit, crée et règle les annotations d’un document, et un webhook prévient votre outil quand une annotation est créée ou traitée. Votre assistant IA les lit, comme le reste du dossier.
Ce que ça ne fait pas
- Pas de dessin à main levée, de flèche ni de surlignage : un point ou une zone rectangulaire.
- Pas de versions de fichier : une annotation reste sur son fichier. Une nouvelle version est un nouveau fichier.
- Pas d’export d’un PDF avec les annotations dessinées dessus.
- Ni l’audio, ni la vidéo, ni les messages vocaux ne s’annotent.
Questions fréquentes
-
Mon client doit-il installer quelque chose ?
Non. Il annote dans son navigateur, depuis le lien de son dossier, sur téléphone comme sur ordinateur.
-
Mon client voit-il les remarques de l’équipe ?
Il voit les annotations des documents qu’il lit, sauf celles marquées « Équipe seulement ».
-
Que deviennent les annotations si je repasse au plan Gratuit ?
Elles restent lisibles. On peut encore les marquer traitées, les rouvrir ou les supprimer, mais plus en poser ni y répondre.
À lire aussi
- Le fil du dossier, où une annotation devient une publication
- Rédaction de demande, pour la demande qu’une annotation peut devenir
- Intervenants et équipe, pour ce que chacun voit du dossier
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