Appeler vos clients ou les voir en visio, depuis leur dossier
Appels et visio
Un appel ou une visio : votre client vous rejoint d’un clic
Tenez un rendez-vous en visio, ou lancez un appel depuis le dossier, caméras allumées ou non. Votre client entre par le lien de son dossier, sans rien installer, et l’appel laisse sa trace dans le fil.
- Avec ou sans caméra, partage d’écran compris
- Hébergés en France, jamais enregistrés
- Inclus dans tous les plans, Gratuit compris
Remplace : Un lien Zoom ou Teams à retrouver · Un appel téléphonique qui ne laisse rien dans le dossier
Personne n’entre dans la salle sans y avoir été invité
Une visio qui part du dossier
Aujourd’hui, un rendez-vous à distance commence souvent par un lien Zoom, Teams ou Meet collé dans un e-mail, retrouvé au dernier moment, et par un client qui découvre qu’il doit installer une application ou créer un compte. Après l’appel, rien n’en reste dans le dossier.
Avec Visio Kolinea, la salle vient du dossier. Votre client la rejoint d’un clic, depuis le lien qu’il utilise déjà pour son dossier, et l’appel laisse sa trace dans le fil.
Un rendez-vous tenu en Visio Kolinea
- Dans la proposition de rendez-vous, vous choisissez le lieu parmi quatre : « Sur place », « Visio Kolinea », « Visio externe » ou « Téléphone ». « Visio Kolinea » est proposée d’emblée. Vous n’avez aucun lien à coller.
- Votre client choisit un créneau. Le rendez-vous confirmé dispose de sa propre salle. Si votre client vous a donné son choix par téléphone, un membre de l’équipe peut l’enregistrer à sa place : la salle s’ouvre de la même façon.
- La salle ouvre 15 minutes avant l’heure. Le bouton « Rejoindre la visio » est sur la carte du rendez-vous, dans « À venir », en calendrier comme en liste, et dans l’invitation d’agenda.
- 15 minutes avant le rendez-vous, un rappel part, avec le lien de la salle : un e-mail « Votre rendez-vous commence bientôt » et une notification pour les membres de l’équipe, un e-mail pour vos clients.
- La salle se ferme d’elle-même 2 heures après la fin du créneau. Le fil garde la trace du rendez-vous tenu : « Visio tenue », sa durée et qui y était.
Vous préférez Meet, Teams ou Zoom ? Choisissez « Visio externe » et collez le lien de la salle. Il vaut pour ce rendez-vous seulement : Kolinea ne garde pas de lien de visio dans votre compte.
Une visio lancée sur le moment
Une question à régler de vive voix, un document à commenter ensemble : « Lancer une visio », depuis le dossier.
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Vous choisissez qui appeler
Parmi les personnes du dossier, en les cochant. « Tout cocher » laisse de côté les personnes à accès limité, signalées comme telles.
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Vous pouvez donner un sujet
À l’appel ; il apparaît sur la carte et dans le fil.
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Vous choisissez les caméras
« Allumées » pour une visio, « Éteintes » pour un appel audio où chacun peut allumer la sienne, « Interdites » pour un appel audio sans aucune caméra. Le partage d’écran reste possible dans les trois cas.
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Vous pouvez inviter une personne extérieure
Pour ce seul appel, avec son nom et son adresse e-mail. Elle apparaît « De passage ». Son lien n’ouvre que cette visio, jamais le dossier, et un code à usage unique confirme son premier appareil.
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Vous pouvez partager un lien de la visio
Toute personne qui l’a rejoint l’appel tant qu’il est en cours, en indiquant son nom, sans voir le dossier. « Nouveau lien » rend l’ancien inutilisable, « Désactiver » le coupe.
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L’invitation arrive tout de suite
Les membres de l’équipe la voient s’afficher avec un bouton « Rejoindre », dans leurs notifications et par e-mail (sauf s’ils ont coupé les notifications du dossier), vos clients la reçoivent par e-mail, et chaque personne invitée trouve en ouvrant le dossier un bandeau « Cédric vous attend en visio ».
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Pendant l’appel
La carte du fil dit qui l’a lancé, à quelle heure et qui est dedans ; « Inviter » ajoute du monde en cours de route. Une visio déjà en cours dans le dossier ne se double pas : le bouton devient « Rejoindre la visio en cours ».
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« Terminer pour tous »
Ferme la salle : plus personne ne peut y entrer, pas même par un lien partagé. Sinon, elle se ferme d’elle-même 2 heures après le départ du dernier participant.
Un membre de l’équipe ou un intervenant à accès complet lance la visio. L’équipe invite une personne extérieure, partage un lien, ajoute du monde en cours d’appel et termine pour tous. Celui qui a lancé un appel où personne n’est venu peut aussi le terminer. Dans un dossier ouvert par le client qui attend encore son professionnel, le client a les mêmes gestes que l’équipe.
L’appel laisse sa trace dans le fil
Une fois l’appel fini, le fil du dossier garde une ligne qui dit quand il a eu lieu, combien de temps et qui y était : « Visio de 14 h 02 à 14 h 37 (35 min) · Cédric, M. Durand, Me Martin (de passage) ». Un appel où personne n’est venu le dit aussi : « Visio de 14 h 02, sans participant ». Le contenu de l’échange, lui, n’est conservé nulle part.
Votre client n’installe rien
Il rejoint la visio depuis son navigateur, sur son téléphone comme sur son ordinateur. Il entre par l’accès qu’il a déjà à son dossier, sans créer de compte. Pendant l’appel, chacun peut couper son micro ou sa caméra, partager son écran pour montrer un document, ou écrire un message.
Confidentialité : où passe la visio
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Hébergée en France.
La visio passe par un serveur que l’éditeur de Kolinea exploite lui-même chez OVHcloud, en France, l’hébergeur qui accueille déjà Kolinea, à l’adresse meet.kolinea.com. Aucun prestataire supplémentaire ne voit vos appels.
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Jamais enregistrée.
Kolinea n’enregistre ni le son ni l’image, et ne transcrit rien. Le son et l’image traversent le serveur pendant l’appel, puis il n’en reste rien.
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Sur invitation ou sur lien.
Personne n’entre dans une salle sans que Kolinea l’y ait invité, ou sans le lien qu’un membre de l’équipe a choisi de partager : chaque entrée est vérifiée au moment du clic. Un lien d’invitation transféré à quelqu’un d’autre ne lui ouvre rien, et un lien partagé cesse de fonctionner dès qu’il est remplacé, désactivé ou que l’appel se termine.
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Le moins de données possible.
Le serveur reçoit, le temps de l’appel, le nom affiché de chacun, son adresse e-mail et sa photo de profil, et l’adresse de connexion de son appareil. Le nom et l’adresse e-mail d’une personne extérieure sont effacés 30 jours après la fermeture de la salle ; la ligne du fil garde seulement son nom.
Dans tous les plans
Visio Kolinea est incluse dans tous les plans, Gratuit compris.
Ce que ça ne fait pas
- Kolinea n’enregistre pas les visios, n’en fait ni transcription ni compte rendu.
- Une visio part toujours d’un dossier ou d’un rendez-vous : Kolinea n’offre pas de salle permanente ouverte à n’importe qui, et ne garde pas votre propre lien Meet, Teams ou Zoom d’un rendez-vous à l’autre.
- Un dossier clos ne lance plus de visio, et le dossier d’essai n’en lance pas.
- Une personne extérieure, invitée ou venue par un lien partagé, ne lit rien du dossier.
Questions fréquentes
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Mon client doit-il installer une application ?
Non. Il rejoint la visio dans son navigateur, sur téléphone ou sur ordinateur.
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La visio est-elle enregistrée ?
Non. Ni le son, ni l’image, ni une transcription.
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Puis-je faire venir quelqu’un qui n’est pas dans le dossier ?
Oui, si vous êtes de l’équipe : vous saisissez son nom et son adresse e-mail, ou vous lui envoyez le lien de la visio. Il n’accède qu’à cet appel.
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Puis-je faire un simple appel audio ?
Oui : caméras « Éteintes », ou « Interdites » pour qu’aucune ne s’allume.
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Et si je préfère mon outil de visio habituel ?
Choisissez « Visio externe » dans le rendez-vous et collez son lien.
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Où sont hébergés les appels ?
En France, sur un serveur exploité par l’éditeur de Kolinea chez OVHcloud.
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Est-ce réservé à Premium ?
Non, Visio Kolinea est incluse dans tous les plans.
À lire aussi
- Prise de rendez-vous, pour proposer des créneaux et choisir Visio Kolinea comme lieu
- Accès client sans compte, l’accès par lequel votre client rejoint aussi la visio
- Le fil du dossier, où chaque appel laisse sa trace
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