Écrire une demande comme un e-mail, la suivre comme un dossier

Vous écrivez du texte simple, les liens deviennent cliquables. Pour demander quelque chose, vous ajoutez une demande depuis le bouton « Ajouter » ou en tapant / dans le message. Les types sont rangés par intention :

• Demander : une réponse, des pièces, un choix, des étapes à cocher, un accord, des informations à remplir
• Planifier : un rendez-vous, une étape datée, un lieu

Une même publication peut en contenir jusqu’à dix, de types différents. Chacune vit sa vie : son statut change quand elle est traitée, ses rappels s’arrêtent à ce moment-là.

Le message peut aussi se dire à voix haute : une note vocale se joint à la publication, à partir d’une seconde et jusqu’à quinze minutes, l’enregistreur s’arrêtant de lui-même à la limite. Dans le texte, @ propose les personnes du dossier à mentionner (une note interne ne propose que l’équipe) et la personne mentionnée rejoint les personnes de la publication.

Chaque demande se règle à l’écriture :

• Le destinataire : vous nommez une personne, ou vous laissez la demande à l’autre partie. Une seule personne suffit à la traiter, sauf pour un bon pour accord, que chacun donne pour soi.
• L’échéance : facultative, elle déclenche les rappels automatiques (deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après).
• Qui la lit : tout le monde, ou seulement les personnes que vous choisissez. Une note interne reste invisible des clients, et une publication confidentielle n’est lue que par l’équipe et les intervenants qu’elle nomme.

Si vous avez déjà tapé votre liste dans le message, « Publier le message en tant que… » la transforme en demande : la première ligne devient l’intitulé, les lignes en tiret deviennent les pièces ou les choix. Le brouillon est enregistré tout seul, dossier par dossier, et vous le retrouvez sur un autre appareil : une demande commencée au bureau se termine sur le téléphone. Les messages récurrents se gardent comme modèles.

Pour une publication que vous voulez sortir plus tard, « Prévoir pour plus tard » (menu « Publier », équipe seule) range ce que le composeur contient dans la liste des publications prévues du dossier. Elle est propre à ce dossier, sans modèle derrière elle, et se prépare d’un clic le moment venu. Comme un modèle, elle ne garde ni les personnes nommées ou mentionnées, ni un fichier ajouté à la main.

Il ouvre son lien, saisit le code reçu par e-mail sur un nouvel appareil, et arrive sur ce qu’on attend de lui, sans compte à créer ni application à installer. Il traite chaque demande dans sa carte : dépôt des pièces, choix d’un créneau, accord, réponse. Il peut aussi vous adresser ses propres demandes.

Bâtiment, rénovation. Un seul message sur le devis révisé : le PDF en pièce, un bon pour accord adressé aux deux maîtres d’ouvrage, une demande de documents avec échéance, un rendez-vous proposé sur le chantier. Le client voit quatre attentes distinctes, vous voyez laquelle manque.

Cabinets d’avocats et d’expertise comptable. La demande de documents nomme chaque pièce attendue, et une note interne prévient un collègue ou une collègue que le client a déjà écarté une option, sans que le client la lise. Pour une décision à trancher, la décision à choix remplace la question perdue au milieu d’un paragraphe.

Le texte reste simple, sans mise en forme riche. Les notes vocales se désactivent pour tout l’espace ou pour un dossier, et leur durée se tient entre une seconde et quinze minutes. « Prévoir pour plus tard » ne programme pas d’heure d’envoi : la publication attend que l’équipe la prépare et la publie. Une publication tient dans la limite de dix demandes. Passé dix minutes, ou dès qu’on y a répondu, une demande ne se modifie plus : on l’annule (la trace reste) ou on la remplace par une nouvelle. Un bon pour accord est une validation datée et nominative, pas une signature électronique qualifiée.

• Le fil du dossier, où ces demandes s’affichent et se traitent
• Demandes de documents, pour la collecte de pièces
• Modèles de dossier, pour ne pas réécrire les demandes habituelles