Le compromis est signé chez le notaire ou à l'agence, mais il se prépare des semaines avant, avec des pièces qui viennent de deux côtés. Le vendeur cherche son titre de propriété dans un classeur, l'acquéreur attend l'accord de sa banque, et vous gardez en tête qui a envoyé quoi. Voici les pièces que l'on demande le plus souvent, comment les répartir, et comment éviter qu'un rendez-vous de signature saute pour un document manquant.
Cette liste est une base de travail, pas une liste réglementaire : elle varie selon le bien, la copropriété, la situation des parties et les usages de l'étude. Le notaire qui rédige l'acte vous donnera la liste exacte pour chaque dossier. Le plus sûr est de la lui demander dès le début.
Côté vendeur : le bien et son propriétaire
Identité et situation
- Pièce d'identité de chaque vendeur.
- Pièces d'état civil ou de régime matrimonial, selon la situation.
- Titre de propriété, c'est-à-dire l'acte par lequel le vendeur est devenu propriétaire.
Les diagnostics du bien
- Les diagnostics techniques exigés pour le type de bien et sa localisation : performance énergétique, électricité, amiante, mesurage, et d'autres selon les cas. Leur liste dépend du bien et de sa date de construction ; vérifiez-la auprès de votre diagnostiqueur ou du notaire.
Pour un bien en copropriété
- Le règlement de copropriété.
- Les procès-verbaux des dernières assemblées générales.
- Le carnet d'entretien de l'immeuble.
- Les derniers appels de charges et, le cas échéant, les travaux votés.
Pour une maison ou un terrain
- Les documents liés aux travaux réalisés : permis, déclarations, factures, attestations.
- Le dernier avis de taxe foncière.
Si le bien est loué ou financé
- Le bail et les justificatifs de loyer, s'il est occupé.
- Les éléments sur un crédit à solder, s'il y en a un.
Côté acquéreur : l'identité et le financement
- Pièce d'identité de chaque acquéreur et, selon la situation, pièces d'état civil.
- L'offre d'achat acceptée.
- Le plan de financement : apport, prêt envisagé, et l'accord de principe de la banque quand il existe.
- Le nom du notaire de l'acquéreur, s'il en a choisi un.
Les justificatifs détaillés de revenus et de comptes relèvent plutôt du dossier de prêt, que l'acquéreur monte avec sa banque ou son courtier. Inutile de les demander vous-même sans raison : moins vous détenez de pièces sensibles, moins vous en avez à protéger.
Pourquoi les pièces arrivent mal
Trois causes reviennent presque toujours.
La demande est une liste en vrac. « Envoyez-moi les documents de la copro » laisse le vendeur deviner. Nommer chaque pièce et dire où la trouver (« chez le syndic, ou dans l'espace en ligne de la copropriété ») évite des semaines d'attente.
L'échéance est floue. Une date de signature fixée, c'est un repère. « Dès que possible » n'en est pas un. Donnez la date et dites pourquoi : le notaire a besoin des pièces un certain temps avant d'établir le projet d'acte.
Rien ne montre l'avancement. Quand les pièces passent par e-mail, SMS et photo, personne ne sait ce qui reste. Une liste partagée, avec l'état de chaque pièce, règle la moitié des relances.
Organiser la collecte par personne et par étape
Séparez ce qui revient au vendeur et ce qui revient à l'acquéreur, et adressez chaque demande à la personne concernée. Dans un couple, chacun a ses propres pièces d'identité ; une demande envoyée « au dossier » laisse chacun penser que l'autre s'en occupe.
Découpez ensuite en deux ou trois étapes : d'abord ce qui conditionne la mise en vente ou l'offre, puis ce que le notaire réclame pour rédiger l'acte, enfin les derniers justificatifs avant la signature. Une demande courte, avec une échéance, se traite plus vite qu'une longue liste.
Quand une pièce est incomplète, dites précisément ce qui manque (« il manque les annexes du règlement », « le procès-verbal de l'an dernier n'est pas joint ») plutôt que de renvoyer une demande générale.
Ce que le notaire et la banque n'ont pas à voir
Le notaire a besoin des pièces du bien et de l'identité des parties. Il n'a pas besoin de lire vos échanges avec le vendeur sur la stratégie de prix, ni vos notes sur l'acquéreur. De même, le vendeur n'a pas à voir le plan de financement de l'acquéreur. Décidez dès l'ouverture qui voit quoi, et gardez vos notes internes séparées de ce que les parties peuvent lire.
Avec Kolinea
Kolinea reprend cette organisation. Un dossier est ouvert pour le bien, à partir d'un modèle, et chaque côté reçoit une demande de documents : une ligne par pièce, une consigne facultative, une échéance, un destinataire précis. Le vendeur ou l'acquéreur dépose ses fichiers depuis un lien, confirmé par un code reçu par e-mail, sans compte. Vous acceptez chaque pièce ou la refusez avec un motif, et les rappels partent deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après.
Le notaire peut être ajouté avec un accès limité : il ne voit alors que ce qui le nomme. La page dédiée aux agents immobiliers montre un dossier de vente complet, dont le bouton ouvre le dossier d'exemple, et réunir les diagnostics et les pièces du compromis détaille la collecte côté vendeur. Pour ouvrir le vôtre, rendez-vous sur l'accueil.