Les dates de vos dossiers, directement dans votre agenda

Un clic sur Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier, une confirmation dans votre agenda, et la synchronisation est en place. Elle passe par une adresse secrète au format iCalendar, que ces trois agendas savent lire, comme la plupart des autres. À partir de là, l'agenda se met à jour de lui-même : une date qui bouge dans un dossier bouge dans votre agenda, sans rien réimporter.

Le rythme est celui de votre agenda, pas de Kolinea : chez Google, la mise à jour peut prendre quelques heures.

Si vous le cochez, l'agenda reprend aussi les créneaux de vos propositions de rendez-vous encore sans réponse, marqués ⏳. Vous ne donnez pas deux fois la même heure pendant que votre client choisit. Dès qu'il a choisi, le rendez-vous reste et les autres créneaux s'en vont.

1. Depuis un dossier ou les paramètres de votre compte, vous cliquez sur votre agenda : Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier. Il s'ouvre et vous demande de confirmer. Pour un autre agenda, vous copiez l'adresse.
2. Depuis un dossier, vous choisissez « 1 calendrier pour tous mes dossiers », proposé d'office, ou « 1 calendrier par dossier ».
3. Kolinea guette la première lecture de votre agenda et l'affiche : « Synchronisé », avec l'heure de la dernière synchronisation.
4. Dans les réglages de la synchronisation, vous gardez les dates à afficher : rendez-vous confirmés, échéances des demandes, jalons. Un agenda saturé est un agenda qu'on cesse de lire.

Avec un calendrier pour tous vos dossiers, chaque nouveau dossier s'y ajoute de lui-même, toutes entreprises confondues si vous intervenez dans plusieurs espaces.

L'adresse reste sous votre contrôle : vous pouvez la changer à tout moment (l'ancienne cesse de se mettre à jour) ou supprimer la synchronisation, et votre agenda ne reçoit alors plus rien ; retirez-le aussi de votre agenda pour en effacer les dates déjà reçues. Gardez l'adresse pour vous : quiconque la détient lit ces dates.

• Immobilier. Les visites et les rendez-vous de signature de tous vos dossiers s’affichent au même endroit, avec leur lieu.
• Cabinets d’avocats et d’experts-comptables. Chaque dossier a son calendrier : l’échéance d’une pièce attendue et le rendez-vous de conciliation apparaissent côte à côte, dans l’agenda que l’équipe consulte déjà.

Toute personne d'un dossier, client compris, peut synchroniser les dates de ce dossier avec son agenda, depuis le dossier lui-même. Chacun ne reçoit que ce qu'il lit lui-même dans le dossier : une publication confidentielle qu'il ne lit pas n'apparaît pas dans son agenda, et un accès retiré coupe les dates.

Pour la direction ou le secrétariat, chaque propriétaire ou administrateur peut aussi créer, avec Premium, sa propre adresse pour l'espace entier : les rendez-vous confirmés de tous les dossiers, chacun titré du dossier, avec son responsable dans la note, dans son agenda ou dans l'agenda partagé de l'équipe. Le lieu et le lien de visio n'y figurent que si vous les ajoutez, et jamais une publication confidentielle. L'adresse cesse de fonctionner si son titulaire quitte l'espace ou n'en est plus administrateur, et le journal de l'espace note à son nom quand elle est lue, au plus une fois par heure.

• C'est de la lecture seule : l'agenda reçoit les dates de Kolinea, et Kolinea n'écrit pas dans votre agenda ni ne lit vos disponibilités.
• Les créneaux ⏳ sont un rappel : ils ne bloquent pas vos disponibilités pour quelqu'un qui cherche un créneau libre dans votre agenda.
• Un dossier clos garde ses jalons et ses rendez-vous, mais plus ses échéances.
• L'historique remonte à six mois.

Les dates viennent surtout de la prise de rendez-vous et des rappels automatiques. Le partage de lieu ajoute l'adresse qui s'affichera dans l'agenda.