Les rappels partent sans vous, et s’arrêtent tout seuls
Rappels automatiques
Les rappels partent seuls, puis s’arrêtent
Avant l'échéance, à l'échéance, puis en cas de retard. Dès que c'est traité, plus rien ne part.
- Avant, à et après l'échéance
- Arrêt automatique une fois traité
- Relancer à la main reste possible
Remplace : Relances à la main · Post-it
Vos clients retrouvent ce qu’on attend d’eux en ouvrant le dossier
Relancer est un travail ingrat
Il faut se souvenir de qui doit quoi, retrouver le fil, écrire un message qui ne soit pas sec, et recommencer la semaine suivante. La plupart du temps, on ne relance pas : on attend, et le dossier dort. Quand on relance quand même, c’est trop tôt, trop tard, ou auprès de quelqu’un qui a déjà répondu.
Pour la méthode, c’est-à-dire comment formuler la demande et à quel rythme relancer, lisez l’article relancer un client qui n’envoie pas ses pièces.
Quatre dates, calées sur l’échéance
Les rappels découlent de l’échéance que vous posez sur une demande. Vous n’écrivez rien et ne planifiez rien.
-
Quatre repères
Deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après. Passé ce dernier, plus rien ne part tout seul.
-
Un seul par jour
Jamais deux rappels automatiques sur la même demande le même jour, et aucun si vous venez de relancer à la main.
-
Qui le reçoit
Les personnes nommées sur la demande, sinon l’autre partie du dossier, et seulement celles qui peuvent lire la publication. Un membre de l’équipe est prévenu dans l’application. Un client reçoit un e-mail qui indique le dossier, ce qui est attendu et l’échéance, avec son lien d’accès (sauf si vous le lui avez retiré) ; il répond au responsable du dossier et n’a aucun compte à créer.
-
L’arrêt
Dès que la demande est traitée ou annulée, ou le dossier clos, plus rien ne part.
-
Ce que vous voyez
La carte de la demande annonce la date du prochain rappel automatique.
-
La main reste possible
Un bouton « Relancer » sur une demande précise, avec confirmation des destinataires, une fois par jour au plus.
Les rappels concernent tout ce qui attend une réponse et porte une échéance : demande, pièces, décision, checklist, formulaire, bon pour accord.
En situation
Bâtiment et rénovation. Vous soumettez le devis en validation, avec une échéance à sept jours. Votre client reçoit un message deux jours avant, un le jour dit, un le lendemain. S’il valide dans l’intervalle, rien d’autre n’arrive.
Cabinets comptables et d’avocats. Une demande de documents de clôture a une seule échéance, et ses rappels partent tant qu’une pièce reste à accepter. Vous cessez de balayer vos dossiers client par client pour savoir qui n’a pas répondu.
Ce que ça ne fait pas
-
Le rythme est fixe.
Quatre dates, calées sur l’échéance : la fréquence ne se règle pas par demande. Vous pouvez en revanche couper les rappels automatiques pour tout l’espace ou pour un dossier ; les relances manuelles restent alors possibles.
-
Pas de rappel sans échéance.
Une demande sans date ne déclenche rien.
-
Pas de rappel automatique pour un rendez-vous.
-
Pas de rappel à quelqu’un qu’on ne peut pas joindre
Un contact sans adresse e-mail ne reçoit rien.
-
Il ne remplace pas la conversation.
Une fois le dernier rappel passé, le retour vers la personne (un appel, une demande réécrite) vous revient.
À lire aussi
Les rappels s’attachent aux demandes de documents et aux bons pour accord. La vue en attente rassemble ce qui traîne, par dossier, et fait ressortir les retards.
Rappels automatiques, dans d’autres métiers
Les autres fonctions pour votre métier
Votre prochain dossier, sans rien perdre en route
Pas le bon moment ?
Recevez le lien de cette page par e-mail et revenez-y quand vous voulez.
En envoyant, vous recevrez un e-mail unique contenant ce lien — votre adresse n'est pas conservée.