Savoir qui doit agir, sans rien chercher

Chaque dossier sépare deux colonnes : ce qui attend de vous, et ce qu’on attend de l’autre côté. Mélanger les deux produit une liste qu’on ne lit pas.

• Ce qui vous attend : les pièces à accepter ou refuser, les accords à donner, les demandes auxquelles répondre. Un clic mène à l’élément dans le fil.
• Ce qui attend chez les autres : ce qui dort chez un client ou un intervenant, avec le nombre d’éléments en retard.

Rien ne se saisit à la main. Chaque demande publiée dans le dossier alimente ces listes, et elle en sort dès qu’elle est traitée. Les rappels automatiques partent d’eux-mêmes.

Votre client voit la même chose de son côté : il arrive sur « En attente de moi », avec ce qu’on lui demande, dans l’ordre.

Une échéance dépassée ne se range pas avec le reste : elle ressort, en tête de liste. Vous n’avez pas à comparer des dates pour savoir ce qui dérape. Le tableau de bord rassemble les dossiers par urgence, avec un « Où agir » en tête et, à côté, les échéances, jalons et rendez-vous confirmés des quatorze jours à venir, tous dossiers confondus.

Les propriétaires et administrateurs d’un espace voient en plus les retards des dossiers où ils n’interviennent pas, en nombre seulement, jamais le contenu.

Certaines choses attendent pour de bonnes raisons. « Me le rappeler » les met en veille pour demain, trois jours, le lundi suivant ou une date de votre choix, à quatre-vingt-dix jours au plus. Elles quittent votre liste, puis y reviennent à la date dite. Cette veille est personnelle : elle ne change pas l’état de la demande et n’arrête pas les rappels automatiques adressés à son destinataire.

Bâtiment, rénovation. Sur un chantier, le devis à valider, les choix de finition et le rendez-vous de réception sont autant d’attentes chez le client. La colonne de droite dit lesquelles bloquent, sans passer en revue chaque échange.

Cabinets d’avocats et d’expertise comptable. Une personne qui suit de nombreux dossiers y retrouve, par client, les pièces encore manquantes et les échéances dépassées. La direction d’un cabinet voit les retards de ses équipes sans lire leurs dossiers.

Elle ne compte que ce qui est publié comme demande dans Kolinea : une promesse faite au téléphone n’y figure pas tant qu’elle n’est pas écrite. Un jalon dont la date est passée n’est pas un retard, puisqu’il n’attend rien de personne : il remonte seulement comme « à confirmer » pour qui peut le marquer.

• Rappels automatiques, pour ne plus relancer à la main
• Statistiques de l’espace, pour mesurer, sur plusieurs mois, qui répond vite
• Demandes de documents, la source de la plupart des attentes