Voir comment avancent vos dossiers, et qui fait attendre
Statistiques de l'espace
Voyez ce que vos dossiers vous font gagner
Délai de réponse de vos intervenants, échéances tenues, rappels partis à votre place : chaque chiffre vient de vos dossiers, sur 3, 6 ou 12 mois.
- Qui répond vite, qui fait attendre
- Les échéances tenues, mois par mois
- Les rappels que vous n’avez pas eu à envoyer
Remplace : Un tableur à tenir à jour · L'impression que ça avance
Inclus dans Premium, pour les propriétaires et administrateurs de l'espace
Ce qui avance, et où ça coince
Un dossier avance plus vite qu’avant, on le sent, mais on ne peut pas le dire. Et faute de pouvoir le dire, on ne sait pas où ça coince encore : chez quel type d’interlocuteur, sur quel type de demande, chez quel membre de l’équipe.
Le tableur qui répondrait à ça demande d’être tenu à jour. Personne ne le tient à jour.
À qui ça sert, et à qui ça ne sert pas
Pour un indépendant qui suit une poignée de dossiers, cette page apporte peu : il voit déjà, dossier par dossier, ce qui attend et ce qui est en retard. C’est un outil de pilotage pour une petite équipe, là où la personne responsable ne lit plus chaque dossier et doit répartir la charge, repérer les interlocuteurs lents et vérifier qu’une habitude de travail s’installe. La page est réservée aux propriétaires et administrateurs de l’espace, et fait partie de Premium. Avec le plan Gratuit, elle présente seulement ce que Premium apporte.
Des chiffres qui viennent des dossiers
Rien n’est saisi. Chaque chiffre est calculé à partir de ce qui s’est réellement passé : une demande envoyée, une réponse reçue, une échéance tenue ou dépassée. Vous choisissez la fenêtre, trois, six ou douze mois : semaine par semaine sur trois mois, mois par mois au-delà. Les dossiers d’exemple n’y comptent pas.
La page montre :
- les dossiers ouverts et clos sur la période
- le délai médian de réponse des intervenants, de la demande à sa première réponse, affiché seulement à partir de trois réponses
- les échéances tenues : parmi les demandes de l’équipe dont l’échéance est passée, celles qui ont été traitées au plus tard le jour dit
- les rappels automatiques envoyés
- la charge par responsable : dossiers actifs et demandes ouvertes
- les ressources publiées, par type
- l’activité de l’équipe : actions des membres, membres actifs, les plus actifs
Le lien avec « Qui doit quoi »
La vue En attente dit ce qui bloque aujourd’hui. Les statistiques disent si cela bloque toujours au même endroit. Une charge qui se concentre sur un seul responsable, ou des échéances tenues qui reculent mois après mois, se lisent ici avant de se voir dans un dossier.
En situation
Bâtiment, rénovation. Une entreprise avec plusieurs conducteurs de travaux compare la charge de chacun, et voit si les échéances tenues progressent d’un mois à l’autre.
Cabinets d’avocats et d’expertise comptable. La direction du cabinet suit le délai de réponse des intervenants et le nombre d’échéances tenues d’un trimestre à l’autre, sans ouvrir les dossiers.
Ce que ça ne fait pas
Ce sont des nombres, des délais et les noms de l’équipe. Jamais le titre d’un dossier, jamais le contenu d’une pièce ou d’un message : les statistiques ne servent pas à lire par-dessus l’épaule de quelqu’un. Une échéance non posée n’est pas comptée, puisqu’il n’y a rien à tenir, et aucun chiffre ne vient d’une estimation : si l’événement n’a pas eu lieu, il n’est pas deviné.
À lire aussi
- Vue « En attente », pour agir sur ce que les chiffres montrent
- Rappels automatiques, dont la page compte les envois
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