Les dates de vos dossiers, directement dans votre agenda

Vous reliez votre agenda une seule fois, par une adresse secrète au format iCalendar. Google Agenda, Outlook et Apple Calendrier la lisent. À partir de là, l'agenda se met à jour de lui-même : une date qui bouge dans un dossier bouge dans votre agenda, sans rien réimporter.

Le rythme est celui de votre agenda, pas de Kolinea : chez Google, la mise à jour peut prendre quelques heures.

1. Dans les paramètres de votre compte, vous créez l'adresse d'agenda. Les boutons Google, Outlook et Apple la transmettent au service choisi, ou vous copiez l'adresse pour un autre agenda.
2. Vous cochez les dates à afficher : rendez-vous confirmés, échéances des demandes, jalons. Un agenda saturé est un agenda qu'on cesse de lire.
3. C'est tout. Les dates de tous vos dossiers y arrivent, toutes entreprises confondues si vous intervenez dans plusieurs espaces.

L'adresse reste sous votre contrôle : vous pouvez la changer à tout moment (l'ancienne cesse de se mettre à jour) ou la retirer, et votre agenda supprime alors ces dates à sa prochaine synchronisation. Gardez-la pour vous : quiconque la détient lit ces dates.

• Immobilier. Les visites et les rendez-vous de signature de tous vos dossiers s’affichent au même endroit, avec leur lieu.
• Cabinets d’avocats et d’experts-comptables. Chaque dossier a son calendrier : l’échéance d’une pièce attendue et le rendez-vous de conciliation apparaissent côte à côte, dans l’agenda que l’équipe consulte déjà.

Toute personne d'un dossier, client compris, peut ajouter les dates de ce dossier à son agenda depuis son calendrier (« Calendrier & Journal »). Chacun ne reçoit que ce qu'il lit lui-même dans le dossier : une publication confidentielle qu'il ne lit pas n'apparaît pas dans son agenda, et un accès retiré coupe les dates.

Pour la direction ou le secrétariat, un propriétaire ou administrateur peut aussi créer, avec Premium, une adresse pour l'espace entier : les rendez-vous confirmés de tous les dossiers, chacun titré du dossier et de son responsable. Le lieu et le lien de visio n'y figurent que si vous les ajoutez, et jamais une publication confidentielle. Le journal de l'espace note quand cette adresse est lue, au plus une fois par heure.

• C'est de la lecture seule : l'agenda reçoit les dates de Kolinea, et Kolinea n'écrit pas dans votre agenda ni ne lit vos disponibilités.
• Un dossier clos garde ses jalons et ses rendez-vous, mais plus ses échéances.
• L'historique remonte à six mois.

Les dates viennent surtout de la prise de rendez-vous et des rappels automatiques. Le partage de lieu ajoute l'adresse qui s'affichera dans l'agenda.