Votre client entre sans créer de compte

1. Vous invitez la personne depuis la liste des intervenants du dossier, avec son adresse e-mail. Chaque personne a son propre lien, qui lui est envoyé par e-mail.
2. Elle ouvre le lien. Sur un appareil qu'elle n'a jamais utilisé, un code à usage unique lui est envoyé par e-mail, valable 10 minutes. Elle le saisit.
3. Elle voit ce qui la concerne et agit : répondre, déposer une pièce, choisir un créneau.
4. L'appareil est ensuite reconnu, et le client ne ressaisit rien à la visite suivante. La durée pendant laquelle un appareil reste reconnu est réglable par votre espace, dans ses paramètres de sécurité.

Deux clients du même dossier ne voient pas forcément la même chose, et chaque action porte le nom de qui l'a faite. Vous voyez aussi si le client a ouvert son lien, et quand.

Certains clients ne se joignent que par téléphone. Depuis la fiche du contact, vous créez un lien qui s'ouvre une seule fois, dans les 24 heures, avec un code à six chiffres. Vous envoyez le lien par SMS ou messagerie, et vous donnez le code à part, au téléphone ou de vive voix : dans le même message que le lien, le code ne protégerait rien.

L'appareil ouvert de cette façon reste reconnu 90 jours au plus, uniquement pour les dossiers de votre espace, et ne permet pas de créer un compte. Deux liens de ce type peuvent attendre en même temps pour un même contact ; au-delà, vous en annulez un pour en créer un autre. Vous êtes prévenu quand le lien est ouvert, ou quand trop de codes erronés l'ont rendu inutilisable.

Un client suivi par plusieurs professionnels est reconnu à son adresse e-mail : un appareil confirmé ouvre tout ce qu'on lui a partagé, et une page « Mes dossiers » regroupe l'ensemble. S'il le souhaite, il crée en un clic un compte sans mot de passe qui rattache tous ses dossiers, passés et à venir. Rien ne l'y oblige, et le lien suffit toujours.

• Cabinet comptable ou juridique. Deux dirigeants suivent le même dossier. Chacun répond depuis son lien, et chaque réponse porte son nom. Un client dont vous n’avez que le numéro de mobile entre par un lien à usage unique.
• Immobilier, courtage, patrimoine. Les deux acquéreurs, le courtier et le notaire ont chacun leur lien et leur accès, complet ou limité selon ce que vous choisissez à l’ajout.

• Le lien reste personnel : le transmettre ne suffit pas, puisque le code part vers la boîte e-mail du client. En revanche, sur un appareil déjà reconnu, aucun code n'est redemandé.
• Vous retirez l'accès d'un contact en un clic. Il ne voit plus le dossier à sa requête suivante ; il reste sur le dossier et vous pouvez le réinviter avec un nouveau lien. Ses autres dossiers ne sont pas touchés.
• Retirer un accès ne purge pas son appareil : seul un lien à usage unique se déconnecte appareil par appareil.

Le client ne voit que ce que vous décidez de lui montrer : voyez la confidentialité des pièces. Une fois entré, il traite ses demandes de pièces depuis le même lien. Les mesures de sécurité sont détaillées sur la page Sécurité et confidentialité, et la comparaison avec le mail est dans l'alternative à l'e-mail et WeTransfer.