# Organisme de formation : réunir les pièces de chaque session

> Besoins, convention, stagiaires, émargements : l’entreprise cliente voit ce qu’elle doit encore vous transmettre, et chaque pièce reste datée.

## Les preuves d’une session, dispersées dans vos e-mails

Avant la session, il vous faut l’organigramme, les fiches de poste et la liste des participants pressentis. La responsable des ressources humaines les envoie en trois e-mails, la convention revient signée par un autre canal, et la liste définitive des stagiaires change encore la veille du démarrage.

Après la session viennent les feuilles d’émargement, les évaluations à chaud et le relevé des absences. Le jour de l’audit Qualiopi, ou quand un financeur demande les preuves d’une session de l’an dernier, il faut fouiller plusieurs boîtes pour retrouver qui a accepté le programme, et quand.

## Chaque session suivie dans un dossier partagé avec l’entreprise

La responsable des ressources humaines et la direction de l’entreprise cliente entrent par un lien, sans compte. Elles peuvent aussi vous écrire ou déposer une pièce hors de vos demandes. Votre équipe, formateurs et chargés de formation, voit les mêmes pièces dans un dossier ouvert à partir du modèle « Parcours de formation ».

- **Recueil des besoins** : organigramme, fiches de poste, liste des participants pressentis, synthèse anonymisée des entretiens professionnels, chacun avec son statut. Une pièce refusée revient avec le motif, puis elle est redéposée et acceptée ([les demandes de documents, en détail](/fr/features/demandes-de-pieces)).
- **Programme et convention** : soumis en bon pour accord avant le démarrage. Le dirigeant les accepte ou les refuse, à son nom et avec la date.
- **Pièces de fin de session** : feuilles d’émargement signées, évaluations à chaud, relevé des absences, chacune sur sa ligne. Ce qui manque encore se voit d’un coup d’œil.
- **Questions de l’entreprise** : un stagiaire de plus, une salle à réserver. La réponse reste rattachée à la question.

Le bon pour accord est une validation simple, sans valeur de signature électronique qualifiée : la convention se signe comme vous en avez l’habitude. D’une session à l’autre, le dossier repart du même modèle ([un modèle par type de dossier](/fr/features/modeles-de-dossier)).

## Des pièces datées, retrouvées des mois après

Les rappels partent seuls vers l’entreprise : deux jours avant l’échéance, le jour même, le lendemain, puis sept jours après, et s’arrêtent dès que la demande est traitée. Vous ajoutez des jalons au dossier : première journée, dernière journée, évaluation à froid.

Une fois la session bouclée, vous clôturez le dossier. La convention acceptée, les émargements et les évaluations, chacun avec sa date et le nom de qui l’a déposé ou validé, restent consultables par l’organisme et par son client tant que l’espace de l’organisme existe. Vous pouvez aussi exporter le dossier, le fil en PDF et ses pièces, pour le classer selon vos propres règles de conservation ([clôture et archive](/fr/features/cloture-et-archive)).