# Envoyer vos documents à votre professionnel, même s’il n’utilise pas Kolinea

> Ouvrez vous-même le dossier, déposez vos pièces et envoyez-lui le lien : il le lit sans compte, puis le prend en charge.

Votre comptable vous réclame des pièces, votre courtier en attend d’autres, et chacun les veut à sa façon : en pièce jointe, sur WhatsApp, par un lien de partage. Pour envoyer ses documents à son professionnel et savoir ce qu’ils deviennent, Kolinea vous laisse ouvrir vous-même le dossier. Vous y déposez vos pièces, vous lui envoyez le lien, et vous voyez quand il l’ouvre, puis quand il le prend en charge. Il lit le dossier sans créer de compte, et le prendre en charge ne lui coûte rien.

## Pourquoi vos documents se perdent en route

Ils partent par plusieurs canaux, et aucun ne vous dit ce qu’ils deviennent. Vous ne savez pas si votre professionnel a tout reçu, ni s’il a ouvert ce que vous avez envoyé, et quand il redemande une pièce déjà transmise, c’est à vous de la retrouver dans vos messages. Un dossier Kolinea réunit vos pièces et vos échanges au même endroit, et vous pouvez l’ouvrir vous-même si votre professionnel n’utilise pas encore Kolinea.

## Comment ouvrir un dossier pour votre professionnel

Sur la page d’accueil de Kolinea, le bouton « Ouvrir un dossier pour mon professionnel » lance un assistant qui pose une question par écran.

1. **Qui et quoi.** « Votre nom », « Le nom de votre professionnel » et « L’objet du dossier » : un prêt immobilier, la location d’un appartement, une succession. « Créer le dossier » le crée aussitôt.
2. **Vos documents.** « Avez-vous des documents à transmettre à votre professionnel ? » Vous choisissez des fichiers ou prenez une photo avec votre téléphone, et vous pouvez lui laisser un mot. L’étape est facultative : vous déposerez la suite plus tard, dans le dossier.
3. **Votre adresse.** L’écran demande où vous prévenir quand votre professionnel répondra. Vous saisissez votre adresse e-mail, puis le code à six chiffres reçu, sur la même page. Aucun mot de passe : cette adresse crée votre compte, gratuit, et c’est là que ses réponses vous arriveront.

Vous avez déjà un compte ? Dans l’application, choisissez « Nouveau dossier », puis « Pour quelqu’un d’autre ».

## Envoyer le lien : e-mail, WhatsApp, SMS ou « Autres moyens »

Rien ne part tout seul : le dossier s’ouvre sur une carte « Envoyez ce dossier à » suivie du nom de votre professionnel, et c’est vous qui choisissez le moyen. Le premier bouton copie le lien. Si vous avez donné son adresse en créant le dossier, il devient « Envoyer à » suivi de cette adresse, et un clic suffit.

« Autres moyens » ouvre le reste :

- **WhatsApp, SMS ou E-mail**, avec un message déjà rédigé qui lui dit qu’il peut lire le dossier sans créer de compte, puis le prendre en charge pour vous répondre ;
- **Partager**, sur un téléphone, pour passer par l’application de votre choix ;
- **Envoyer par Kolinea** : Kolinea lui écrit de votre part, et s’il répond à cet e-mail, sa réponse vous arrive directement.

Sous les boutons, une ligne le rappelle : « le premier professionnel qui l’ouvre et se connecte prend le dossier ». Si le lien est parti à la mauvaise personne, « Nouveau lien », dans le même menu, le remplace : l’ancien ne permet plus de prendre le dossier en charge.

## Suivre le dossier : envoyé, ouvert, pris en charge

Au pied de la même carte, trois étapes se marquent au fil de l’eau : « Vous envoyez le lien », puis l’ouverture du dossier par votre professionnel, puis « Prise en charge du dossier ». Chacune porte son état (« À vous de jouer », « En attente », « Fait » ou « À venir ») et l’ouverture est datée.

Dans votre liste de dossiers, la ligne nomme le professionnel et dit où en est le lien, avec le moment : « Lien à envoyer », « Envoyé […], pas encore ouvert », « Ouvert […], pas encore pris en charge ».

Tant que personne ne l’a pris en charge, vous corrigez l’objet, la description ou le nom du professionnel. Le jour où il le prend en charge, un e-mail vous prévient, le fil du dossier marque ce moment, et vous retrouvez le dossier dans votre compte.

## Ce que voit le professionnel qui reçoit le lien

Le lien ouvre le vrai dossier, en lecture seule. Il y lit ce que vous avez écrit, ouvre vos documents et voit arriver en direct ce que vous ajoutez. Il n’a rien à installer. Une carte « Répondez à » suivie de votre nom porte le bouton « Prendre ce dossier en charge » et la date jusqu’à laquelle le dossier reste disponible.

Pour le prendre en charge, il saisit son adresse e-mail et confirme le code reçu, sans mot de passe ; un compte gratuit est créé s’il n’en a pas. S’il n’a pas encore d’espace, un espace est créé pour accueillir le dossier ; s’il en a plusieurs, il choisit lequel. Le dossier y arrive avec tout ce que vous y avez déposé. Il peut alors vous écrire, vous adresser une [demande de documents, une ligne par pièce attendue](/fr/features/demandes-de-pieces), et laisser les [rappels automatiques](/fr/features/relances-automatiques) vous relancer à sa place.

Si vous avez choisi « Envoyer par Kolinea », l’e-mail qu’il reçoit le dit en une phrase : « Le prendre en charge ne vous coûte rien. » Un espace créé à cette occasion démarre avec 14 jours de Premium, sans carte bancaire, puis passe au plan Gratuit (2 dossiers actifs, 2 membres).

Le lien ne lui était pas destiné ? « Ce dossier ne m’est pas destiné » le désactive aussitôt. Vous recevez un e-mail, « Votre lien pour […] ne fonctionne plus », et votre dossier vous invite à vérifier l’adresse ou le numéro avant d’envoyer un nouveau lien.

## Partir d’un modèle quand vous avez votre propre espace

Si vous avez votre propre espace Kolinea, vous pouvez partir d’un modèle : c’est le cas d’un agent immobilier qui ouvre un dossier pour le notaire d’une vente. Depuis « Nouveau dossier », « Pour quelqu’un d’autre » propose les [modèles de dossier de votre espace](/fr/features/modeles-de-dossier) : les publications du modèle choisi sont postées à votre nom dès l’ouverture. L’adresse du destinataire vient ensuite, facultative, et elle est gardée pour l’envoi.

Dans le dossier, vous écrivez avec les modèles de l’espace où vous êtes connecté. Si cet espace a les champs personnalisés, réservés à Premium, vous remplissez ceux du dossier, y copiez vos groupes et en ajoutez. Ils suivent le dossier quand le professionnel le prend en charge.

## Ce que ce dossier ne fait pas

- **Rien ne part sans vous.** Tant que vous n’avez pas transmis le lien, votre professionnel ignore que le dossier existe.
- **Le lien ouvre le dossier à qui le détient.** Jusqu’à sa prise en charge, quiconque détient le lien lit le dossier : envoyez-le à votre seul professionnel.
- **Vous restez le client.** Vous ne pouvez pas prendre le dossier en charge vous-même, et avant la prise en charge, votre professionnel peut lire le dossier, pas y répondre.
- **Le dossier n’attend pas indéfiniment.** Sans prise en charge, il est supprimé au bout de 30 jours, documents compris, ou de 7 jours s’il est resté vide et que son lien n’a jamais été ouvert. Un e-mail vous rappelle de relancer votre professionnel 3 jours après la création, un autre vous avertit 7 jours avant la suppression, et « Exporter » vous en garde une copie. Si votre compte n’a jamais été confirmé, il disparaît au bout de 24 heures.
- **Vos anciens échanges restent où ils sont.** Kolinea n’importe ni vos e-mails ni vos conversations WhatsApp.

## Par où commencer

Vous êtes le client : sur la page d’accueil de Kolinea, cliquez sur « Ouvrir un dossier pour mon professionnel ». Vous êtes le professionnel qui a reçu le lien : lisez le dossier, puis cliquez sur « Prendre ce dossier en charge » pour répondre, et voyez ensuite comment [relancer un client qui n’envoie pas ses pièces](/fr/articles/relancer-client-pieces-manquantes).